Business

Business #2; huisstijl & administratie, waar moet je op letten?

14 juni 2018

In het vorige artikel vertelde ik over het opstarten van je eigen bedrijf en waar je in eerste instantie rekening mee moet houden. Vandaag vertel ik wat meer over de huisstijl en administratie en hoe ik dit in mijn bedrijf heb toegepast. Ook laat ik mijn logo zien. Op het moment dat je een naam voor je bedrijf bedacht hebt begint het ontwerpen van je huisstijl. De huisstijl is namelijk de visuele identiteit van je onderneming, een uiting van wat je bedrijf inhoudt.

Huisstijl

Als je een huisstijl wilt laten maken kun je een vormgever inschakelen om ervoor te zorgen dat jouw huisstijl er straks professioneel uitziet en helemaal naar jouw wens is. Je kunt het ook zelf doen, maar ik raad een vormgever/webdesigner aan. Bij de vormgever geef je aan wat je mooi vindt, wat je doelgroep is en wat je wilt uitstralen met je bedrijf. Ook kun je een met een moodboard naar jouw vormgever en op die manier jouw wensen en ideeΓ«n bespreken zodat hij daarmee aan de slag kan. Elementen die bij een huisstijl horen zijn onder andere; een logo, het lettertype en kleuren. Deze elementen kun je dan terug laten komen in je briefpapier, visitekaartjes, enveloppen, website, foto’s (visitekaartje of logo op de achtergrond als je foto’s op je website plaatst), folders, flyers, brochures, verpakkingen en reclamemateriaal.

Logo

Bij een logo kun je denken aan een beeld- of woordmerk. Een beeldmerk bestaat uit een logo met een afbeelding, symbool of figuur. Een woordmerk bestaat vaak alleen uit tekst en de schrijfwijze, stijl en het lettertype vormen dan het logo. Bij het ontwerpen van een logo is het verstandig om een aantal kenmerken in je achterhoofd te houden:

– herkenbaar door zijn eenvoud;
– onderscheidend en dus origineel;
– duurzaam, je logo moet niet aan een trend voldoen, het is blijvend;
– toepasbaar en daardoor bruikbaar in verschillende toepassingen;
– effectief want je wil dat je logo mensen aanspreekt.

Kortom; je logo is de basis voor je huisstijl en moet een positieve indruk achter laten. Het moet een positief beeld van jouw bedrijf schetsen wat voor aantrekkingskracht bij potentiΓ«le klanten en/of medewerkers zorgt.

Mijn huisstijl

Voor mijn eigen bedrijf heb ik mijn vriend ingeschakeld. Tim werkt al 9 jaar als ZZP’er als webdesigner en project manager. Voor mij was dit natuurlijk heel fijn, ik heb iemand in mijn netwerk die een huisstijl Γ©n website kan ontwerpen. De huisstijl voor Veritas Advies is al klaar, de website zijn we nog mee bezig. Deze hoeft ook pas rond half augustus online dus daar hebben we gelukkig nog even de tijd voor. Toen ik vertelde dat ik een nieuw logo wilde en het woordmerk ‘VA’ wilde wist hij direct wat we konden doen. Ik had het logo bedacht door de V en de A aan elkaar te koppelen en Tim heeft de kleurencombinatie bedacht. Omdat ik wat vrouwelijkheid in mijn huisstijl wilde verwerken zit er roze in, maar het is niet too-much. Mijn briefpapier sluit aan bij mijn visitekaartje en ook mijn enveloppe matcht qua kleur bij de rest.

Ben jij nog op zoek naar een goede vormgever/webdesigner? Laat het me weten, dan breng ik je in contact met Tim!

Administratie

Voor de een is de administratie een fluitje van een cent en voor de ander is het een doorn in het oog. Toch moet je eraan geloven als je je eigen bedrijf gaat starten. Een goede administratie geeft je namelijk altijd inzicht in de financiële situatie van je eigen bedrijf. Heb je meer inkomsten of juist meer uitgaven de laatste tijd? Zijn er klanten die nog niet betaald hebben? In één oogopslag kun je zien hoe je eigen bedrijf er financieel voor staat. Daarnaast is het wettelijk verplicht om een administratie bij te houden en deze minimaal 7 jaar te bewaren.

Zelf doen of laten doen?

Ben je goed met cijfers? Dan kun je je administratie zelf doen. Als je allang blij bent met een calculator op je iPhone, zoals ik, dan is het verstandiger om je administratie uit te besteden aan een boekhouder of een accountant. Deze specialisten weten exact hoe de boekhouding gedaan moet worden, kunnen je advies geven en zijn op de hoogte van alle fiscale voordelen voor jouw situatie en je bedrijf. Als je je administratie gaat laten doen, let dan op de prijs, kwaliteit en service die de boekhouder of accountant moet leveren. Vraag meerdere offertes op en maak duidelijke afspraken over je verwachtingen.

Eisen administratie

Onder de administratie vallen niet alleen de in- en uitgaande facturen. Ook de transactieoverzichten, kasadministratie (als je alleen facturen stuurt heb je dit niet, maar zorg dan ook dat je al je eigen uitgaven per bank betaalt en je klanten niet met cash betalen), contracten en correspondentie met opdrachtgevers/leveranciers, urenadministratie, reisadministratie voor auto en OV, belastingen, modelovereenkomsten en bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en faxberichten.

Bewaartermijn

De basisgegevens van je administratie moet je minimaal 7 jaar bewaren. Onder de basisgegevens valt de debiteuren- en crediteurenadministratie, het grootboek, de voorraadadministratie (als je een dienst levert valt dit vaak af) en de loonadministratie. Gegevens over onroerende zaken en de rechten hierop (vaak een pand of iets dergelijks) moet je minimaal 10 jaar bewaren. Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over de manier waarop je je administratie bewaart. Dit kan digitaal of op papier. Bron:Β Kamer van Koophandel

Mijn administratie

Ik maak zelf gebruik van een administratie- en facturatiesysteem. In dit systeem kan ik alle inkomende en uitgaande facturen registreren en aan het eind van ieder kwartaal kan ik een rapport uitdraaien waarop precies staat hoeveel mijn inkomsten, uitgaven, omzet en winst zijn geweest. Met dit rapport kan ik dan heel eenvoudig ieder kwartaal btw aangifte doen bij de Belastingdienst. De aangifte van de inkomstenbelasting doe ik altijd samen met Tim, dit omdat wij samenwonen en fiscaal partners zijn. Alle overige administratieve onderdelen zoals contracten, urenadministratie en reisadministratie houd ik natuurlijk ook zelf bij. Voor een ZZP’er is dit vaak kleinschalig en goed bij te houden.

Businessblog #3

Op dit moment ben ik bezig in het boek Babe, you got thisΒ van Martje Haverkamp en Emelie Sobels. HΓ©t boek voor meisjes met dromen die willen veranderen in een vrouw met succes. Sindskort is ook hetΒ werkboekΒ van Babe, you got this te koop, een leuke combinatie om bij de start van je bedrijf gebruiken. In mijn volgende businessblog; een overzicht van de andere boeken die ik als beginnend ondernemer dit jaar nog wil lezen Γ©n ga reviewen!

  • Reply
    Lianne
    14 juni 2018 at 11:46

    Goede tips! Ik hou ervan om de huisstijl en het logo lekker persoonlijk te maken en inderdaad echt iets dat bij je past. Wat handig dat jouw vriend vormgever is πŸ™‚ Qua administratie en cijfers ben ik helaas niet zo handig (een nooit-erop-getest-maar-waarschijnlijk-heb-ik-dyscalculie-meisje hier!) maar gelukkig is mijn vriend ook ZZP’er en als hij het een keer uitlegt snap ik gelukkig wel hoe het zit πŸ™‚

    • Reply
      Esmeralda
      14 juni 2018 at 12:00

      Ahh jaa zo handig, vriendjes die ook ZZP’er zijn. Zeker omdat we allebei in de opstartfase zijn (jij en ik dan haha) is het zo handig en fijn om met mensen te kunnen sparren!

  • Reply
    Emily
    14 juni 2018 at 18:14

    Goede tips! Ik maak zelf ook gebruik van een facturatiesysteem en dat scheelt een hele hoop tijd! Hoe sla jij andere administratieve zaken zoals contracten op?

    • Reply
      Esmeralda
      14 juni 2018 at 18:18

      Hi Emily! Fijn hΓ© van die systemen die alles makkelijker maken πŸ˜‰ Wat voor contracten bedoel je precies?

      • Reply
        Emily
        14 juni 2018 at 18:24

        Zeker fijn, scheelt een hele hoop gedoe. Ik bedoel bijvoorbeeld een offerte/contract wat je met een klant hebt of een contract van je telefoonaanbieder o.i.d. Heb je daar een (digitaal) archief voor?

        • Reply
          Esmeralda
          14 juni 2018 at 18:29

          Op mijn werk-laptop heb ik mappen voor alle cliΓ«nten. Daarin heb ik dan 4 submappen; correspondentie, processtukken, overig en financieel. En eigenlijk alles verdeel ik in die mapjes zodat ik alles per cliΓ«nt bij elkaar heb. Zo hoef ik nooit te zoeken naar een contract/offerte wat in een enorme map zit met alle andere contracten of offertes.

  • Reply
    Romy
    15 juni 2018 at 07:23

    Wat een onwijs fijn en overzichtelijk artikel, juist omdat ik ook net een maand ingeschreven sta bij de KvK! Ik ben nog volop aan het brainstormen over mijn eigen site. Wil ik een huisstijl laten ontwikkelen? Of koop ik een bestaand template en laat ik alleen het logo ontwerpen en professionele foto’s maken? Ik ben er nog niet helemaal uit, maar hoop er in dit rustige weekend eindelijk een knoop over door te hakken πŸ˜‰ Goede tips ook over de administratie! Niet mijn favoriete bezigheid, maar wel nodig natuurlijk! Goed om te weten hoe jij dat aanpakt en wat je eigenlijk allemaal moet bijhouden. Dat was meteen een goede reminder dat ik me daar ook nog iets meer in moet verdiepen πŸ™‚

    • Reply
      Esmeralda
      15 juni 2018 at 20:59

      Ja het opstarten van een bedrijf brengt veel dingen met zich mee waar je goed over moet nadenken. Ook omdat je niet regelmatig kan wisselen van naam/logo, dat is voor je bekendheid natuurlijk niet handig. Succes met keuzes maken en als je hulp nodig hebt voor wat dan ook (het opstarten op zich of juridische vragen) dan weet je me te vinden!

  • Reply
    Linda
    29 augustus 2018 at 10:24

    Je website ziet er inderdaad super mooi uit! Gebruik je een bepaalde filter voor je foto’s? In Photoshop of Lightroom? Het ziet er allemaal een beetje hetzelfde uit, terwijl het allemaal heel andere foto’s zijn πŸ˜€

    • Reply
      Esmeralda
      5 september 2018 at 12:16

      Bedankt voor je compliment! Ik probeer de foto’s allemaal een beetje op dezelfde manier te bewerken inderdaad, maar het is niet een bepaalde filter. Op Instagram trouwens wel, ideaal! haha.

Leave a Reply

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Instagram

Follow Me!